Il servizio postale peritiagrari.it : come gestirlo al meglio

email.jpg

Stiamo notando che diversi Collegi Territoriali utilizzano impropriamente i sistemi postali utilizzando la email istituzionale per inviare posta in modalità newsletter. Il termine 'impropriamente' non è da intendersi come una sorta di rimprovero, molto più semplicemente si è notato che sono stati adottati comportamenti frutto di un utilizzo erroneo. Tali modalità operative non sono corrette, se nel passato venivano ad essere tollerate dai sistemi postali internazionali, lo si doveva al fatto che trovassero comunque una qualche applicabilità. Oggi però questi metodi non sono più accettabili e provocano qualche problema. Ci siamo resi conto che molto spesso gli utenti, i fruitori dei nostri servizi email, non lo sanno. È utile quindi scrivere qui alcune regole che possono aiutare la comprensione di come gestire questo strumento e sfruttarlo al meglio.

Innanzitutto facciamo attenzione agli allegati, se possibile non dovrebbero mai superare i 5Mb per evitare di intasare i sistemi di comunicazione.

Quando infatti l'allegato raggiunge dimensioni considerevoli è preferibile utilizzare altri sistemi come ad esempio WeTransfer o uno spazio in Cloud (come ad esempio google drive o un prodotto similare) e consegnare il link di sola lettura al destinatario, in modo che possa solo scaricare e non modificare l'allegato. Nel corso delle ultime analisi abbiamo notato alcune piccole anomalie che finiscono per compromettere la fruibilità dei servizi.

Capita infatti spesse volte che se un collegio invia centinaia di email con un allegato pesante, l'impatto con i server è talmente invasivo da bloccare il sistema di posta in uscita (che è il medesimo per tutti i collegi) sino alla completa consegna dei files pesanti.

Nonostante il server sia stato ottimizzato, una operazione del genere, magari ripetuta da diversi utenti, contemporaneamente, crea una sorta di rallentamento e la posta non viene più a funzionare correttamente. Spesso infatti le segnalazioni che riceviamo si riferiscono proprio ad errori di rifiuto da parte del server di consegnare e/o ricevere posta. Ecco, ora siete a conoscenza del perché avviene questa strana cosa.


Diciamolo subito, dal 2018 questa operazione è molto più "sorvegliata" da parte di organismi predisposti a controllare il traffico email, Organismi internazionali come si diceva in apertura. Beh, fino a poco tempo fa questo problema era molto meno evidente, certo, ma non che non ci fosse del tutto. Semplicemente veniva ad essere più tollerato.

Il secondo aspetto che vorremmo evidenziare oggi è l'uso, anche qui improprio (passateci il termine) della posta "massiva", ossia di quelle comunicazioni che gravitano nell'ordine di un centinaio o più di destinatari.

Ecco, in questi casi lo strumento email da solo non è proprio il più indicato.

Il perché è facile da intuire: immaginate di spedire 500 email, da un solo collegio... e magari quel giorno altri due o tre collegi territoriali hanno la stessa esigenza: in pochi minuti il server postale viene inondato da migliaia e migliaia di email, i messaggi vengono presi in carico, gestiti, accodati e smistati... e partono verso i destinatari.

Bene, qui entrano in azione i sistemi ispettivi internazionali che, vedendo migliaia di messaggi inviati da un unico sistema, lo interpretano come potenziale "untore" e quindi ne inibiscono l'uso per qualche ora.
Anche questa è una situazione che si verifica di sovente, e si riceve pertanto l'errore 550 5.7.0 , ossia l'impossibilità a ricevere/inviare posta per qualche tempo.

Alla luce di ciò, il suggerimento in questi casi è quello di dotarsi di un sistema che invii le email in modo scadenzato, ed esistono diversi fornitori che possono fornire questo tipo di soluzione, anche a basso costo.

Il CNPAPAL ha scelto per se i servizi di MailUp, una valida società ITC di Cremona, ma ognuno può utilizzare quello che ritiene essere il più performante, economico ed affidabile. Segnaliamo ad esempio i servizi di Formail, o ancora mailChimp ... ce ne sono davvero di numerosi e con costi molto abbordabili. 

Il Collegio Nazionale  continua a fornire supporto tramite l'area http://assistenza.peritiagrari.it , ma le cose possono essere risolte in autonomia usando queste semplici regole:

  • Usare Allegati che non superino i 5 Mb, in alternativa vanno usati sistemi cloud;

  • Utilizzare un numero massimo di 15 o 20 destinatari email per le comunicazioni standard, quando i destinatari son di più è opportuno utilizzare un sistema di gestione newsletter;

  • Utilizzare prevalentemente un Client Postale in luogo della Webmail che, lo ricordiamo, non è un sistema di newsletter, ma solo una interfaccia web della propria casella postale;

  • Controllare che il proprio calcolatore non sia affetto da virus o malware che spediscono ad insaputa dell'operatore centinaia di email.

Con questi piccoli accorgimenti tutti i collegi territoriali potranno utilizzare i servizi del server mail.peritiagrari.it senza alcun problema. Come sempre, con l'attenzione di tutti, se riusciamo a mantenere efficienti i sistemi, che ne beneficia alla fine è sempre l'intera categoria.

Fabio Crudele - M.C.S.E.
ref. nazionale Information Technology CNPAPAL

  • Creato il .
  • Visite: 108